Organizacja czasu, czyli jak zdążyć ze wszystkim

Zdarza Ci się, że zadanie, które normalnie zajmuje Ci 20 min, robisz w godzinę? Łapiesz się na tym, że zamiast myśleć o pracy, uciekasz myślami gdzieś daleko? „Gorszy dzień” może dopaść każdego z nas. Nie możesz się wtedy skupić, a zadania na pół godzinki rozwlekają się na pół dnia. Jeżeli zdarza Ci się to rzadko, nie masz się czym martwić. Jeżeli jednak stosunkowo często w pracy jesteś rozkojarzony i nic Ci nie wychodzi tak jak powinno – czas na poprawę. Jak? Odpowiednia organizacja czasu to klucz do sukcesu. Oto 5 prostych sposobów, które pomogą Ci szybciej kończyć pracę.

Zacznij pracę wcześniej

W dużym (i małym) biurze ciągle coś się dzieje. Tu ktoś chodzi, tam ktoś gada, a w tle słychać warkot drukowanych materiałów. Ciężko się skupić na swojej robocie. W dużych biurach typu open space powszechną metodą „wyłączania się” są słuchawki i muzyka. To jednak nie zawsze pomaga. Kiedy więc można pracować najefektywniej? Rano. Pewnie wydaje Ci się to trudne, w końcu mało kto z własnej woli przestawi sobie budzik na wcześniejszą godzinę. Może jednak okazać się bardzo produktywne. Zacznij raz w tygodniu przychodzić 45 minut wcześniej. Po miesiącu przeanalizuj sobie ten czas i zobacz, o ile produktywniej udało Ci się w tym okresie pracować. Rano, gdy wiele osób jeszcze nie dotarło do pracy, jest dużo ciszej i spokojniej. Nikt nie męczy Cię mailami i telefonami. Nie słyszysz też gadania zza ściany czy nad głową. Dzięki temu dużo łatwiej będzie Ci się skoncentrować na swoich obowiązkach.

Rozpoczynaj od największych wyzwań

Masz duży projekt do zrobienia, który ciągle odkładasz? To błąd. Wielu z nas ma tendencję do tego, aby zaczynać dzień od małych rzeczy, takich „na rozgrzewkę”. To jednak w żaden sposób nie przysłuży się Twojej produktywności. Małe rzeczy zaczynają się mnożyć i nim się obejrzysz, mija cały dzień, a najważniejsze zadanie nieubłaganie wpatruje się w Ciebie i śle pozdrowienia prosto z listy „to do”. Dobra. Przecież nie będziesz zaczynać dużego projektu na dwie godziny przed końcem pracy. To się nie opłaca. Jesteś zmęczony i lepiej będzie jak podejdziesz do niego z nowym zapasem sił. Cykl powtarza się kilka dni z rzędu, aż w końcu musisz zarwać noc, bo deadline „niespodziewanie” jest już jutro.

Da się inaczej. Aby nie wpaść w morderczą pętlę, zacznij swój dzień od priorytetu. Zadania, które stanowi dla Ciebie największe wyzwanie. Inaczej cały czas będzie wisieć nad Tobą, wysysać powoli energię życiową i skutecznie obniżać koncentrację. Gdy uporasz się z „potworem” poczujesz ulgę i przypływ pozytywnych endorfin. To zmotywuje Cię do dalszej pracy.

Rób przerwy

Wydaje Ci się, że siedzenie przy biurku non stop przez 8 godzin (albo i więcej) sprawi, że szybciej zakończysz dane zadanie? Niestety, to nieprawda. Nic nie działa lepiej na koncentrację niż przerwy. Zasada jest prosta: Jeżeli intensywnie pracujesz 90% swojego czasu, a 10% poświęcasz na odpoczynek – jesteś bardziej produktywny i mniej zestresowany. Krótka przerwa (5-10 minut) pomoże Ci się zrelaksować i wrócisz do pracy z większą chęcią i otwartym umysłem. Pamiętaj jednak, aby ten czas poświęcić na rzeczy niezwiązane z pracą. Zrób sobie krótki spacer, porozmawiaj z kimś lub przeczytaj artykuł, który widziałeś gdzieś w internecie, ale nie miałeś czasu do niego zajrzeć.

Wyłącz powiadomienia

Ciągle dostajesz powiadomienia na telefonie i komputerze? Nawet nie wiesz, jak bardzo wybija Cię to z rytmu. Zastanów się – czy aby na pewno wszystkie są Ci potrzebne? Organizacja czasu nie zadziała, jeżeli bez przerwy będziesz nimi bombardowany. Na maile możesz odpisywać w wyznaczonych godzinach i nie każda informacja wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Postaraj się wyłączyć powiadomienia na swoich urządzeniach. Jeżeli nie możesz tego zrobić na cały dzień pracy, zrób to chociaż w jakiś określonych godzinach. Dzięki temu będziesz mógł się skupić na ważniejszych sprawach. Ustal konkretne pory, w których sprawdzasz i odpowiadasz na maile i tylko wtedy zaglądaj na skrzynkę. Gdy sprawa będzie naprawdę pilna, na pewno znajdzie się inny sposób, żeby Cię o tym poinformować.

Skup się na jednym zadaniu

Multitasking? Wydaje się naturalną rzeczą w erze wielu ekranów, ale nie jest dobrą metodą, gdy chcemy pracować efektywnie. Wtedy lepiej działać tradycyjnie i skupić się tylko na jednym, konkretnym zadaniu. Znasz takie określenie, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego? Podobnie jest z robieniem wszystkiego na raz. Działając tak, nie zrobisz nic. Wiele zadań wymaga skupienia i koncentracji, których nie da się osiągnąć myśląc jednocześnie o 5 innych rzeczach. Najlepiej jest więc stworzyć sobie plan dnia. Wypisz wszystkie zadania na dziś i realizuj je jedno po drugim. Dzięki temu nic Ci nie ucieknie, a poświęcając im 100% uwagi uporasz się z nimi szybciej, niż Ci się wydaje.
Ten krótki filmik wyjaśni Ci, jak w rzeczywistości wygląda multitasking 🙂

To, jak pracujesz, zależy w dużej mierze od Ciebie. Po co marnować pół dnia na coś, co przy dobrej organizacji zajmie Ci godzinę? Przygotowane porady pomogą Ci o nią zadbać. Wystarczy, że zaczniesz je wprowadzać. Ale nie wszystkie na raz! Skuteczniej będzie jedną po drugiej. W krótkim czasie może okazać się, że Twój dzień pracy znacznie się zmienił, a Ty dużo szybciej i z większym entuzjazmem podchodzisz do swoich obowiązków.

Stosujesz inne triki, które pozwalają Ci pracować bardziej produktywnie? Podziel się nimi w komentarzu!